Risc crescut de facturi fictive în sistemul e-Factura: Cum pot fi prevenite plățile nejustificate
În contextul adoptării pe scară largă a sistemului e-Factura, unele companii se confruntă cu situații în care facturi aparent corecte sunt emise fără nicio justificare reală, exploitând astfel încrederea și volumul mare de tranzacții. Cosmin Dumitrașcu, antreprenor, expert contabil și fondator al ABS Group, atrage atenția asupra unor practici care pot duce la achitarea unor sume nejustificate, și propune soluții concrete pentru evitarea acestor capcane financiare.
Facturi fictive în sistemul digital: un pericol neobservat
Potrivit lui Cosmin Dumitrașcu, anumite firme au profitat negativ de modul în care funcționează sistemul e-Factura, trimițând facturi cu sume aparent rezonabile, ce nu ridică inițial suspiciuni, în special în cadrul companiilor cu un volum mare de documente fiscale. „Aceste facturi nu corespund niciunui serviciu prestat sau bun achiziționat”, precizează el. Astfel de tranzacții false pot rămâne neobservate chiar și de către departamentele financiare care gestionează zilnic numeroase operațiuni.
Un exemplu concret a fost recent înregistrat în cazul unei companii care a identificat în Spațiul Privat Virtual (SPV) mai multe facturi emise de un furnizor cunoscut. La prima vedere, aceste documente nu au ridicat semne de întrebare și au fost chiar achitate, întrucât exista deja o relație comercială stabilă. Totuși, o analiză mai detaliată a demonstrat că respectivele facturi nu aveau niciun temei real, fiind emise fără o bază concretă.
Impactul plăților nejustificate și necesitatea unor controale riguroase
Acest incident evidențiază cât de simplu se poate plăti o factură nejustificată, mai ales atunci când se acordă prea multă încredere și lipsesc verificările atente. Riscul este prezent în special în companiile ce gestionează un volum mare de facturi, unde pot trece neobservate facturile fictive, cu consecințe financiare semnificative.
Din această perspectivă, expertul propune o serie de recomandări esențiale pentru prevenirea unor astfel de situații:
- Verificarea recepționării fiecărei facturi primite prin e-Factura, în corelație cu corespondența purtată, contractele semnate sau comenzile plasate, care să ateste livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor;
- Confirmarea sumelor înscrise pe facturi nu doar la nivelul departamentului financiar, ci și în colaborare cu departamentul responsabil cu solicitarea sau recepționarea bunurilor sau serviciilor;
- Stabilirea unui prag valoric care să impună un control intern suplimentar pentru facturile ce nu sunt însoțite de un contract sau o comandă validă;
- Contactarea furnizorului, iar dacă este cazul, sesizarea autorităților competente în momentul în care se identifică facturi emise fără justificare reală.
Digitalizarea facturilor nu înlocuiește controlul intern
Cosmin Dumitrașcu subliniază că digitalizarea și automatizarea procesului de facturare prin sistemul e-Factura sunt un avantaj major care permite o procesare mai rapidă, dar nu trebuie să ducă la relaxarea măsurilor de verificare. „Existența digitalizării prin automatizarea e-Factura nu ar trebui să excludă verificarea unei facturi, ci de fapt este o condiție primordială”, afirmă expertul. El adaugă că viteza procesării nu trebuie să compromită rigurozitatea controlului intern, mai ales în contextul în care „banii nu mai circulă cu aceeași viteză ca acum câteva luni”.
Sprijin tehnologic pentru antreprenori și contabili
Pentru a susține atât antreprenorii, cât și profesioniștii contabili în eforturile lor de a identifica și preveni achitările eronate cauzate de facturi fictive, ABS Group a lansat o platformă dedicată denumită ABS CONNECT. Această platformă oferă instrumente utile pentru analiza și monitorizarea situației facturilor, ajutând la detectarea potențialelor anomalii legate de sumele înscrise pe documentele fiscale.
Prin aceste măsuri recomandate și soluții digitale disponibile, companiile pot reduce semnificativ riscul apariției unor facturi false acceptate din neatenție sau încredere nejustificată. Astfel, ele pot proteja sănătatea financiară și pot asigura o mai bună transparență în gestionarea relațiilor comerciale.
